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Es war noch nie ein Kleid

Beim Einrichten eines E-Mail Postfachs hat man die Wahl zwischen POP3 (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol) als Protokoll für den Posteingangsserver. Vielen E-Mail-Nutzern ist der Unterschied zwischen einem POP3 und einem IMAP-Postfach nicht klar. In diesem Artikel bringe ich etwas Licht ins Dunkle und erkläre die Vor- und Nachteile beider Varianten.

POP3

POP3 ist der Vorgänger von IMAP. POP3 sorgt dafür, dass E-Mails vom Server heruntergeladen und anschließend gelöscht werden. Vergleichbar ist dies mit einem klassischen Briefkasten. Holt man seine Briefe heraus, ist im Anschluss der Behälter wieder leer.

Vorteile von POP3

POP3-Postfächer sind anspruchslos. Auf dem E-Mail-Server braucht man kaum Speicherplatz. Warum? Weil der Speicherplatz wieder frei wird, wenn die Mails abgerufen werden.

Nachteile von POP3

POP3 entstammt einer Zeit, in der E-Mails mit einem Rechner abgerufen wurden und sonst keinem Gerät. Viele Menschen greifen heutzutage mit unterschiedlichen Geräten auf ihre E-Mails zu. Neben dem privaten PC zu Hause rufen viele E-Mails über ihr Smartphone ab oder nutzen den PC am Arbeitsplatz. Und hier kommen die Schwächen der POP3-Technologie ins Spiel. Mit POP3 ist es nicht möglich Posteingang und Posteingang auf verschiedenen Geräten in Einklang zu bringen.

Hat der Rechner im Büro die E-Mails abgerufen und damit vom Server gelöscht, wird das Smartphone mitteilen, dass es keine neuen E-Mails gibt.

Ein oft genutzter Notbehelf ist es, auf dem Smartphone alles so einzustellen, dass die E-Mails zwar abgerufen, gleichzeitig aber auf dem Server belassen werden. Dann wiederum werden E-Mails auf allen anderen Geräten als neu angezeigt. Das führt oft zu Verwirrung, weil man die E-Mail auf einem anderen Gerät schon gelesen hat und sich wundert, warum die gleiche E-Mail nun wieder als neu erscheint.

Ebenfalls lästig: Sieht man sich seine gesendeten Mails an, wird man feststellen, dass nur die E-Mails gespeichert werden, die auf dem entsprechenden Gerät verschickt worden sind. Das Gleiche gilt für die Entwürfe. Mal eben eine E-Mail auf dem Heimweg in der Bahn verfassen, in den Entwürfen speichern und zu Hause am PC fertigstellen funktioniert mit POP3 nicht.

Und Sicherungen? Da die E-Mails auf den Servern meist nur kurz zwischengespeichert sind, weil sie beim nächsten E-Mail Abruf diesen wieder verlassen, sind zuverlässige serverseitige E-Mail-Backups nicht möglich. Sicherungen finden auf Server-Ebene meist in regelmäßigen Intervallen statt, zum Beispiel einmal täglich. Was in der Zwischenzeit kurzfristig gespeichert wurde, wird dabei nicht berücksichtigt. Stattdessen ist der E-Mail-Nutzer in der Pflicht. Er muss sich um die Sicherung seiner E-Mails selbst kümmern.

IMAP

Beim moderneren IMAP-Protokoll bleiben alle E-Mails auf dem Mailserver des Mailanbieters gespeichert. Mit einem IMAP-Postfach verbundene Geräte laden die E-Mails nicht herunter. Sie stehen in direkter Verbindung mit dem Mailserver und zeigen die E-Mails an, die auf dem Server gespeichert sind.

Vorteile

Verschickt man vom Arbeitsplatz-Computer aus eine E-Mail, ist es später möglich, diese im Ordner der gesendeten Nachrichten auf dem Smartphone wieder aufzurufen.

Und markiert man eine E-Mail auf dem Smartphone als gelesen, wird diese ebenfalls auf dem PC als gelesen markiert. Alle Geräte sind verknüpft. Der Punkt an dem alles zusammenläuft ist der Mailserver, der alle Informationen speichert.

Der Mail-Anbieter sichert die E-Mails und stellt bei Bedarf eine Sicherung wieder her. Diese Sicherung ist möglich, da die E-Mails auf dem Server verbleiben – solange bis sie auf einem Gerät gelöscht werden.

Nutzt man in seinem E-Mail-Programm Verzeichnisse zum Einordnen der E-Mails, werden diese ebenfalls auf dem Server abgelegt. Wer viele unterschiedliche Geräte verwendet, wird dies zu schätzen wissen. Nicht nur die E-Mails, sondern auch die angelegten Verzeichnisse werden auf allen Geräten synchronisiert.

Nachteile

Auf Seiten der E-Mail Anwender hat IMAP wenig Nachteile. Es spielt seine Vorteile allerdings erst beim Einsatz verschiedener Geräte aus.

IMAP-Postfächer sind für Mailanbieter deutlich aufwendiger und kostenintensiver. Die E-Mails bleiben auf dem Server, beanstpruchen dort Speicherplatz und es ist wichtig, dass sie jederzeit durch ein Gerät abrufbar sind. Nicht zu unterschätzen ist zudem der vom E-Mail-Anbieter benötigte Speicherplatz für die Sicherungen der E-Mails.

Beispiele

Gründe für IMAP

Der Bürgermeister einer Gemeinde nutzt das E-Mail Postfach der Gemeinde auf einem Notebook, welches der Gemeinde gehört, und auf seinem privaten Smartphone.

Auf dem Smartphone nutzt er als Protokoll für den E-Mail-Eingang IMAP. Das Gemeindenotebook ist auf POP3 eingestellt. Dies führt zu folgendem Problem: Wenn er mit dem Gemeindenotebook E-Mails abruft, werden diese auf dem E-Mail-Server gelöscht. Deshalb sind die E-Mails auf seinem Smartphone danach nicht mehr verfügbar – verschwunden.

Die Lösung ist es, alle E-Mail Konten auf IMAP umzustellen.

Gründe für POP3

Ein Familienunternehmen hat eine E-Mail Adresse für das Unternehmen.

Auf diese E-Mail-Adresse greifen mehrere Familienmitglieder zu. Als modernes Unternehmen sind die Posteingangsserver aller Geräte auf IMAP eingestellt.

Es passiert immer wieder, dass die Chefin eine E-Mail im Posteingang belässt, um später darauf zu antworten. Wenn sie sich an den PC setzt, um zu antworten, ist die E-Mail wie von Geisterhand verschwunden. Der Geist ist schnell gefunden: Der Chef! Er hat die E-Mail auf seinem Smartphone gelöscht.

Eine Lösung ist es, das E-Mail Konto der Chefin auf POP3 umzustellen und den Chef weiterhin mit IMAP arbeiten zu lassen.

Vorteil: Die E-Mails, die die Chefin einmal abgerufen hat, sind auf ihrem Gerät gespeichert. Sie können von niemand anderem mehr gelöscht werden.

Nachteil: Wenn die Chefin E-Mails abruft, dann sind diese für den Chef nicht mehr abrufbar. Sie werden auf dem Server gelöscht.

Übrigens ...

Mein Name ist Astrid Günther. Ich programmiere individuelle Websites und schreibe Bücher für Menschen, denen ihr Auftritt im Internet wichtig ist.
Am liebsten mit Joomla! und sehr gerne in Kombination mit Leaflet-Karten.
Warum Joomla! und Leaflet? Ganz einfach: Weil ich Open-Source mag.

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